Aafke Barend is sinds 3 jaar HR Business partner bij een grote organisatie. In haar rol als strategisch HR-adviseur van lijnmanagers kan zij doen wat zij het liefste doet. Analyseren en adviseren van managers en hun afdelingen. Hier kan zij al haar gedegen HR-kennis en ervaring in kwijt. Met sommige managers loopt de samenwerking soepel. De gesprekken gaan vlot, de managers en zij verstaan elkaar. Plannen worden uitgewerkt en opgevolgd. Ja, ook op die afdelingen zijn er weleens uitdagende situaties die opgelost moeten worden. Daar vinden zij samen altijd een oplossing voor.
Met sommige managers gaat het niet vanzelf. Laten dat nu ook de afdelingen zijn, waar er een hoger verzuim is. Waar de samenwerking over afdelingen heen ook niet soepel loopt. Aafke biedt ook hier haar kennis en ervaring aan en toch lijkt het niets uit te halen. Sterker nog, de gesprekken met de betreffende managers verlopen stroef. Als ze al doorgaan. Soms, de laatste tijd steeds vaker, worden de afspraken door de secretaresse op de dag zelf afgezegd. Er zijn andere issues die direct aandacht vragen.
Aafke baalt hiervan. Zij heeft een scherp oog voor wat er speelt en voelt zich met beide handen gebonden. Zij gaat altijd voor 100% voor het resultaat en de samenwerking. Hier wil het gewoon niet lukken. Ze denkt bij zichzelf, als ik de relatie met deze managers niet op een positieve manier vorm kan geven, hoe kunnen wij dan de andere doelen halen? Een werkomgeving waar weinig verzuim is, een goede samenwerking op en tussen afdelingen en een bedrijfsresultaat dat voldoet aan de ambitieuze doelstellingen. Aafke voelt zich machteloos. Dit heeft ook invloed op haar werkplezier. Aan de ene kant is haar baan alles wat zij ooit wilde en toch merkt zij dat ze met steeds minder zin naar kantoor gaat.
Aafke en ik ontmoetten elkaar en zij vertelde van haar uitdagingen. Samen met Aafke heb ik gekeken naar haar aanpak in communicatie met deze managers. Onderzoek uit 2014 heeft namelijk aangetoond dat maar liefst 80% van de problemen op de werkvloer ontstaan door miscommunicatie. Miscommunicatie is niet ernstig en toch een virus, een op het eerste gezicht onschuldig virus, die rond waart in een organisatie. Of eigenlijk op alle plekken waar mensen komen. Als je er niets aan doet of kan doen, dan wordt het groter en leidt het uiteindelijk naar minder motivatie, slechte sfeer. Dat leidt tot meer verzuim, slechtere bedrijfsresultaten, burn-out etcetera.
Ik vertelde Aafke dat zij op inhoud en vanuit haar expertise exact de juiste instrumenten inzet. Ergens weet zij dat zelf ook wel, op andere plekken werkt het namelijk wel. Ligt het dan aan die managers, vroeg Aafke? Ik zei dat ik daar later nog op terug zou komen. Ik leg Aafke uit dat er twee zaken belangrijk zijn. 1) de inhoud en 2) het proces of meer het hoe eigenlijk (communicatie). Ik vertelde een klein stukje theorie. Een wereldwijd erkend klinisch psycholoog (dr. Taibi Kahler) ontdekte in de jaren ’70 door observatie van patiënten dat er 6 elkaar uitsluitende manieren zijn om naar de wereld te kijken. Wij hebben het allemaal in ons en toch overheerst 1 of 2 percepties. Dit zie je terug in woorden, toon, gebaren, lichaamshouding en mimiek. Wanneer je jouw communicatie niet aanpast aan de persoon voor je, is de kans dat deze persoon jou hoort, erg klein. Pas je taal, toon en houding aan en er ontstaat heldere communicatie. Aafke is sceptisch. Werkt dat echt? Ik zeg dan toch hetzelfde? Ja, klopt, op inhoud zeker. Ik heb Aafke meegenomen in de theorie van het Process Communication Model (PCM).
Aafke oefende in de praktijk meerdere communicatiekanalen en observeerde de verschillende percepties. In ons volgende gesprek vertelde Aafke opgewekt en vol energie dat zij kon observeren dat deze managers heel anders communiceerden dan zij. Zij ontdekte dat haar werkwijze (heel volledig zijn) veel te gedetailleerd was voor hen. Aafke had de smaak te pakken en gaat nu de basistraining PCM bij mij volgen. In 3 dagen gaat zij in een kleine groep oefenen met contact maken met iedereen en inzicht krijgen in de motiverende behoeften die er allemaal zijn. Ook zal ik haar in de training leren de eerste signalen van miscommunicatie te herkennen en de interventiestrategieën in deze veilige setting aanleren door veel te oefenen. Aafke heeft hiermee de sleutel gevonden om ook de managers te bereiken, die met een andere bril naar de wereld kijken dan zij.
Wil je ook meer bereiken en echt contact maken met alle mensen waarmee jij samenwerkt? En zo samen meer resultaat halen? Ik kom graag een workshop geven op jouw werkplek om jouw afdeling of MT enthousiast te maken. Ook kun je naar een van mijn introductieworkshops komen op een centrale locatie in Nederland (Eventbrite) Ik beloof dat je in 2 uur al iets leert, wat je gelijk kunt inzetten. Klik op deze link voor meer informatie en meld je aan.
Tot snel!
Karin
Geef een antwoord